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TRABAJAR CON DATOS DE OTROS PROGRAMAS

Access 2010 incluye características que permiten trabajar con datos almacenados en otros programas.


Crear una nueva base de datos de Access que se vincule a datos con otro formato de archivo Puede usar Access para abrir un archivo en otro formato, como por ejemplo texto, dBASE o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo.


* Abra Access.


* En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.


* En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir en la lista. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos (*.*).


* Si es preciso, vaya a la carpeta que contenga el archivo que desee abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo.


* Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.


Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access Puede importar datos de otros orígenes y programas a tablas de Access de modo que los datos se encuentren en el archivo de Access, o bien, puede vincular a los datos desde Access de modo que los datos permanecen en el archivo original (fuera del archivo de Access).


* En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el formato en que estén almacenados los datos.


Puede importar o vincular a datos desde los orígenes siguientes:

Excel Puede incorporar datos desde una hoja de cálculo o un rango con nombre en un libro de Excel. Cada hoja de cálculo o rango con nombre se debe importar o vincular por separado.


Access Esto es muy útil para separar el proceso de los datos, lo que crea una base de datos dividida. Es decir, puede usar una base de datos para contener todos los formularios, informes y macros, mientras que conserva los datos en otra base de datos. A continuación, podrá desarrollar mejoras sin interrumpir el trabajo de ninguna persona. También puede combinar datos de muchas bases de datos de Access diferentes en una, lo que facilita el resumen de datos de varios departamentos o asociados de negocios.


Base de datos ODBC Muchos programas admiten este formato, incluidos muchos productos de servidor de bases de datos. Esto le ayuda a crear bases de datos "centrales", en las que se combinan datos de sistemas diferentes.


Archivo de texto Puede conectarse a un archivo de texto simple e incluso usar Access para cambiar el contenido de ese archivo. Esto puede ayudar a facilitar el consumo de datos de Access en una amplia gama de programas.


Archivo XML Este formato también ofrece compatibilidad con diversos programas, incluidos algunos servidores web.


Lista de SharePoint Hace los datos utilizables con un explorador web, la forma estándar de usar una lista de SharePoint.


Servicios de datos Puede conectarse a servicios de datos web dentro de su empresa.


Documento HTML

Carpeta de Outlook Puede conectarse a carpetas de Outlook, para que la información de contacto se integre más fácilmente con el resto de los datos.


Archivo dBase dBase es un sistema popular de base de datos alternativo que es compatible con Access.


Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos.


* Siga las instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo.


Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los formatos, es preciso especificar la ubicación de los datos y elegir cómo se desea almacenar los datos en la base de datos.