Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee usar en Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. En Access 2010, puede optar entre una base de datos de escritorio estándar y una base de datos web.
Para crear una nueva base de datos, haga lo siguiente:
- Abra Access.
- En la ficha Nueva en la vista Backstage, haga clic en Base de datos en blanco o Base de datos web en blanco.
- A la derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
Para cambiar la ubicación en la que se crea el archivo, haga clic en Examinar, junto al cuadro Nombre de archivo, busque y seleccione la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos.
- Access coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar de la nueva tabla.
Para agregar datos, comience a escribir (o puede pegar datos de otro origen, como se describe en la sección Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo.
Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La principal restricción es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco tal y como haría en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la tabla. La tabla contiene únicamente sus datos. Toda la presentación visual de esos datos la hará en los formularios e informes que diseñe más adelante.
La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. Access configura el tipo de datos del campo basándose en el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito únicamente valores de fecha, Access configurará el tipo de datos de ese campo en Fecha y hora. Si más adelante intenta escribir en ese campo valores que no sean fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access mostrará un mensaje informándole que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible, deberá planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o algún otro. De este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que seleccionen únicamente los datos deseados.
EMPEZAR A USAR LA NUEVA BASE DE DATOS
Según la plantilla usada, quizás necesite realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a trabajar con la nueva base de datos:
* Si Access muestra el cuadro de diálogo Iniciar sesión con una lista vacía de usuarios, use el procedimiento siguiente para comenzar:
- Haga clic en Nuevo usuario.
- Rellene el formulario Detalles de usuario.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
- Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.
* Si Access muestra una hoja de datos vacía, puede empezar a escribir los datos directamente en ella, o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.
* Si Access muestra la página Introducción, haga clic en los vínculos de esa página para obtener más información acerca de la base de datos, o haga clic en otros botones o pestañas para explorar la base de datos.
* Si Access muestra un mensaje Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, deberá volver a iniciar la sesión.
