Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Excel, puede copiar y pegar los datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, primero debería separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o bien convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto y después copiar los datos. Si es necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con Access.
Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de un tipo similar al de las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (Campo1, Campo2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access usa la primera fila como nombres de campos y excluye la primera fila de los datos en sí.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:
* En la ficha Archivo, haga clic en Guardar para guardar la tabla.
* En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre para la columna.
* Guarde la tabla de nuevo.
IMPORTAR O VINCULAR A DATOS DE OTRO ORIGEN
Es posible que tenga datos que ha estado recopilando en otro programa que le gustaría utilizar en Access. Quizás trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desea trabajar con sus datos en Access. O quizás tenga varios orígenes de datos dispares y necesita una "ubicación central" donde reunirlos todos para realizar un análisis más profundo.
Access permite importar o vincular con facilidad datos de otros programas. Se pueden incorporar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o otros orígenes diversos. El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:
* En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa correcto, haga clic en Más.
* En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
* Haga clic en la opción que desee en Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.
* Haga clic en Aceptar.
En función de su elección, se abre el cuadro de diálogo Vincular objetos o Importar objetos.
* Use el cuadro de diálogo para finalizar el proceso. El procedimiento exacto depende de la opción de importación o vinculación que haya elegido.
* En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Si elige importar, Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que se acaba de completar.
* Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y escriba los detalles.
A continuación, podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y haga clic en Ejecutar.
* Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.
Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla en Tablas en el panel de navegación.
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